あなたの会社で「いつも残業している部署」や「なぜか時間に追われている業務」はありませんか。
実は多くの中小企業が、どこに時間を使っているのか把握できていないまま日々を過ごしています。
忙しさに流されて、立ち止まって考える余裕すらないという声も少なくありません。
結論から言うと、業務改善の第一歩は「時間の見える化」です。
どの作業に何時間かかっているのか、ざっくりでも数値で把握するだけで、改善すべきポイントが驚くほど明確になります。
これは決して大企業だけの話ではなく、むしろ人手が限られている中小企業こそ取り組むべき課題だと感じています。
私自身、IT企業で研修講師として働く中で、数え切れないほどの企業と向き合ってきました。
その中で気づいたのは、多くの経営者や管理職が「なんとなく忙しい」という感覚だけで動いているということでした。
ある製造業の企業では、社長が「営業部が一番忙しいはずだ」と思い込んでいましたが、実際に各部署の業務時間を記録してもらったところ、最も時間を圧迫していたのは経理部門の手作業でした。
請求書の発行や在庫管理を全て紙とエクセルで行っていたため、月末には毎回深夜残業が発生していたのです。
この事実が分かったことで、システム導入の優先順位が一気に変わりました。
思い込みがいかに危険か、身をもって学んだ瞬間でもありました。
では、なぜ時間の見える化がこれほど重要なのでしょうか。
理由は3つあります。
1つ目は、勘や思い込みではなくデータで判断できるようになることです。
人間の感覚は案外あてにならず、実際には別の場所にボトルネックがあることも珍しくありません。
2つ目は、改善効果を数値で測れるようになることです。
「システムを導入したら月に20時間削減できた」と具体的に示せれば、次の投資判断もしやすくなります。
3つ目は、従業員のモチベーション向上につながることです。
自分たちの働き方が改善されていく様子を実感できると、チーム全体の士気が上がります。
数字という共通言語があるからこそ、組織全体で同じ目標に向かって進めるのです。
神奈川県相模原市でプログラミング講師をしながら、地域の中小企業を支援する活動をしている立場として、この「データで判断する」という考え方をもっと広めたいと思っています。
DX学校相模原中央校では、全国で2000社以上が受講してきた実績をもとに、まず何から始めればいいか分からない企業に対して伴走型の支援を行っています。
一方的に答えを押し付けるのではなく、企業ごとの状況に合わせて一緒に考えていくスタイルを大切にしています。
具体的にどうやって時間を見える化すればいいのか。
最初は難しいツールを使う必要はありません。
たとえば1週間だけでも、主要な業務について「開始時刻と終了時刻」をメモしてもらうだけで十分です。
営業活動に3時間、見積もり作成に2時間、会議に1時間半、というように記録していくと、1週間後には驚くほど多くの気づきが得られます。
ある建設会社では、現場監督が毎日1時間以上も報告書の作成に時間を取られていることが判明し、テンプレート化とクラウドツールの導入で作業時間を3分の1に削減できました。
その結果、現場での安全確認や品質チェックにもっと時間を使えるようになったそうです。
とはいえ、見える化しただけでは意味がありません。
大切なのは、そこから「一番ムリをしている場所」を見つけ出し、具体的な改善策を考えることです。
時間がかかっている業務の中でも、改善効果が高いものと低いものがあります。
たとえば月に1回しか発生しない業務よりも、毎日繰り返される作業を改善する方が効果は大きいでしょう。
また、属人化している業務や、ミスが多発している業務も優先的に見直すべきポイントです。
このあたりの優先順位づけこそ、外部の視点が役立つ場面だと感じています。
地域密着で活動していると、「うちの会社は小さいから、そこまで本格的にやる必要はない」という声をよく聞きます。
でも実際には、小さい会社ほど一人ひとりの時間の使い方が経営に直結します。
従業員が10人の会社で、一人当たり月に10時間の無駄な作業を削減できたら、それは月に100時間の余裕が生まれることになります。
この時間を新しい営業活動や商品開発に使えたら、どれだけの可能性が広がるでしょうか。
規模が小さいからこそ、改善の効果を実感しやすいという側面もあるのです。
DX学校では、こうした時間の整理から始めて、IT導入支援や補助金申請のサポート、さらにはマーケティングやIT人材育成まで、さまざまな角度から企業を支えています。
一社ごとに丁寧なヒアリングを行い、その企業に本当に必要な支援を提案することを大切にしています。
地元の企業と人材育成の好循環を作ることが、地域経済全体を元気にすることにつながると信じています。
相模原という街で育った者として、この地域が持つ可能性をもっと引き出したいという思いがあります。
あなたの会社でも、まずは1週間だけ時間の記録をつけてみませんか。
きっと新しい発見があるはずです。
勘ではなくデータで現状を知り、そこから最適な改善策を見つけていく。
その最初の一歩を、私たちが全力でサポートします。
