業務改善を任されて困惑している担当者の方、実は多いのではないでしょうか。
「効率化しろ」
「デジタル化を進めろ」
と上司から言われても、一体どこから手をつければいいのかわからない。
そんな悩みを抱えている方に、今日はお伝えしたいことがあります。
それは「正しい課題の見つけ方」こそが、すべての業務改善の出発点だということです。
なぜこのような話をするかというと、多くの地元企業から
「DXを始めたいけれど、何から手をつけたらいいのかわからない」
という相談を受けるからです。
実際にDX学校相模原中央校では、全国56校、2000社以上の受講実績を持つ実践型スクールとして、こうした企業の「はじめの一歩」を支援してきました。
ところで、多くの担当者が陥りがちな落とし穴があります。
それは「ツール選びから始めてしまう」ことです。
「この業務管理ツールが良いらしい」
「あのクラウドサービスが話題だから導入してみよう」
という具合に、手段から入ってしまうのです。
しかし、これでは本当の意味での業務改善にはつながりません。
実は、ある製造業の企業で、こんなことがありました。
営業部門の効率化を図ろうと、高機能なCRMシステムを導入したのですが、半年経っても誰も使わない状況が続いていました。
なぜでしょうか。
それは、本当の課題が「顧客情報の管理」ではなく、「営業担当者間の情報共有不足」だったからです。
つまり、課題を正しく把握せずにツールを選んでしまったため、根本的な問題解決に至らなかったのです。
では、正しい課題の見つけ方とはどのようなものでしょうか。
まず重要なのは「現状の業務フローを見える化する」ことです。
一日の業務を時系列で書き出し、どこで時間がかかっているのか、どこで無駄が発生しているのかを客観的に把握します。
次に必要なのは「なぜその業務が必要なのか」を5回繰り返して問いかけることです。
「なぜこの資料を作るのか」
「なぜこの会議が必要なのか」
「なぜこの承認プロセスがあるのか」
といった具合に、根本的な目的まで掘り下げていくのです。
さらに大切なのは「関係者全員の声を聞く」ことでしょう。
管理職だけでなく、実際にその業務を担当している現場の方々の意見を丁寧に聞き取ります。
現場の声には、管理職では見えない課題や改善のヒントが隠れていることが多いからです。
とはいえ、一人でこれらすべてを進めるのは簡単ではありません。
そこで役立つのが「伴走支援」という考え方です。
DX学校では、担当講師が1社ごとに丁寧なヒアリングを行い、その企業特有の課題を一緒に見つけていきます。
IT初心者でも安心して学べる環境を提供し、補助金申請やアフターサポートまで対応しています。
実際に支援させていただいた建設業の企業では、最初は「現場管理のデジタル化」が課題だと思われていました。
しかし、詳しく話を聞いていくと、本当の課題は「現場と事務所間の情報伝達のタイムラグ」であることがわかりました。
そこで、高額なシステム導入ではなく、まずは簡単なチャットツールの活用から始めることで、大幅な効率化を実現できたのです。
このように、正しい課題を見つけることができれば、解決策は意外とシンプルなものになることが多いのです。
高機能で高額なツールが必要だと思い込んでいたものが、実は身近なツールで十分だったということもよくあります。
では、具体的にどのような手順で課題発見を進めればよいのでしょうか。
まずは「問題の棚卸し」から始めます。
業務で感じているストレスや無駄を、思いつくままに書き出してみます。
「毎日同じ資料を手作業で更新している」
「会議の資料作成に時間がかかりすぎる」
「顧客からの問い合わせ対応が属人化している」
といった具合です。
次に「影響度と緊急度で分類」します。
すぐに対応が必要で影響の大きい問題から優先順位をつけていきます。
すべての問題を同時に解決しようとすると、どれも中途半端になってしまうからです。
そして「解決すべき課題の絞り込み」を行います。
優先順位の高い問題について、先ほどお話しした5回の「なぜ」で根本原因を探っていくのです。
最終的には「改善後の理想的な状態を具体的に描く」ことが重要です。
「この課題が解決されたら、どのような状態になるのか」
「どれくらいの時間が短縮されるのか」
「どのような効果が期待できるのか」
を明確にします。
ここまでできれば、あとは適切なツールや手法を選ぶだけです。
課題が明確になっていれば、必要な機能も自然と見えてきますし、予算に応じた最適な解決策を選択できるでしょう。
実のところ、多くの中小企業では
「DXは難しそう」
「大企業がやることで、うちには関係ない」
と思われがちです。
しかし、デジタル化の本質は、ITツールを使うことではありません。
業務を効率化し、従業員の働きやすさを向上させ、最終的には会社の競争力を高めることにあるのです。
地域経済の基盤である中小企業のデジタル化を支援することで、地元企業と人材育成の好循環を目指しています。
IT人材育成、IT導入支援、マーケティング、DXサポートなど、さまざまな軸から提案できるのが、DX学校の強みだと考えています。
さて、業務改善を任された担当者の皆さんには、ぜひ覚えておいていただきたいことがあります。
それは「完璧を求めすぎないこと」です。
最初から大きな変化を起こそうとせず、小さな改善から始めて、徐々に効果を積み重ねていくことが大切です。
もし今、「何から始めればいいかわからない」と悩んでいる方がいらっしゃいましたら、まずは身の回りの小さな無駄を見つけることから始めてみてください。
毎日5分短縮できる作業があれば、1年間で20時間以上の時間が生まれます。
その時間を使って、より創造的な業務に取り組むことができるのではないでしょうか。
業務改善は決して一人で抱え込む必要はありません。
周囲の同僚や上司、そして必要に応じて外部の専門家の力も借りながら、一歩ずつ前進していけば、必ず成果は出てくるはずです。
正しい課題の見つけ方を身につけて、あなたの会社の業務改善を成功に導いてください。
